Ivy Lee-metoden: De daglige rutineeksperter anbefaler for høj produktivitet

I 1918 var Charles M. Schwab en af ​​de rigeste mænd i verden.

Schwab var præsident for Bethlehem Steel Corporation, den største skibsbygger og den næststørste stålproducent i Amerika på det tidspunkt. Den berømte opfinder Thomas Edison omtalte engang Schwab som ”mesterhustleren.” Han søgte konstant en fordel for konkurrencen. (1)

En dag i 1918, i sin søgen efter at øge effektiviteten af ​​sit team og opdage bedre måder at gøre tingene på, arrangerede Schwab et møde med en højt respekteret produktivitetskonsulent ved navn Ivy Lee.

Lee var en succesfuld forretningsmand i sin egen ret og huskes vidt som en pioner inden for public relations. Idet historien går, bragte Schwab Lee ind på sit kontor og sagde: "Vis mig en måde at få flere ting til."

”Giv mig 15 minutter med hver af dine ledere,” svarede Lee.

”Hvor meget vil det koste mig,” spurgte Schwab.

”Intet,” sagde Lee. ”Medmindre det fungerer. Efter tre måneder kan du sende mig en check på, hvad du synes det er værd for dig. ”(2)

Ivy Lee-metoden

I løbet af sine 15 minutter med hver direktør forklarede Lee sin enkle metode til at opnå topproduktivitet:

  1. Ved afslutningen af ​​hver arbejdsdag skal du skrive de seks vigtigste ting, du har brug for i morgen. Skriv ikke mere end seks opgaver.
  2. Prioriter disse seks emner i rækkefølge efter deres sande betydning.
  3. Når du ankommer i morgen, skal du kun koncentrere dig om den første opgave. Arbejd indtil den første opgave er færdig, før du går videre til den anden opgave.
  4. Gå hen til resten af ​​din liste på samme måde. I slutningen af ​​dagen skal du flytte eventuelle uafsluttede emner til en ny liste med seks opgaver for den følgende dag.
  5. Gentag denne proces hver arbejdsdag.

Strategien lød enkel, men Schwab og hans udøvende team hos Bethlehem Steel prøvede det. Efter tre måneder var Schwab så glad for de fremskridt, hans firma havde gjort, at han kaldte Lee ind på sit kontor og skrev ham en check på $ 25.000.

En check på 25.000 $ skrevet i 1918 svarer til en check på $ 400.000 i 2015. (3)

Ivy Lee-metoden til at prioritere din opgaveliste virker dumt enkel. Hvordan kunne noget så simpelt være så meget værd?

Hvad gør det så effektivt?

Portræt af Ivy Ledbetter Lee fra begyndelsen af ​​1900'erne. (Fotograf: Ukendt)

Om at styre prioriteter godt

Ivy Lees produktivitetsmetode bruger mange af de koncepter, jeg har skrevet om tidligere.

Her er hvad der gør det så effektivt:

Det er enkelt nok til faktisk at arbejde. Den primære kritik af metoder som denne er, at de er for basale. De gør ikke rede for alle livets kompleksiteter og nuancer. Hvad sker der, hvis der opstår en nødsituation? Hvad med at bruge den nyeste teknologi til vores fulde fordel? Efter min erfaring er kompleksitet ofte en svaghed, fordi det gør det sværere at komme tilbage på banen. Ja, nødsituationer og uventede distraktioner vil opstå. Ignorer dem så meget som muligt, håndtere dem, når du skal, og kom tilbage til din prioriterede opgaveliste så hurtigt som muligt. Brug enkle regler til at guide kompleks opførsel.

Det tvinger dig til at tage hårde beslutninger. Jeg tror ikke, at der er noget magisk ved Lees antal af seks vigtige opgaver om dagen. Det kunne lige så let være fem opgaver om dagen. Jeg tror dog, at der er noget magisk ved at indføre grænser for dig selv. Jeg finder ud af, at den eneste bedste ting at gøre, når du har for mange ideer (eller når du er overvældet af alt hvad du har brug for at få gjort), er at beskære dine ideer og beskære alt det, der ikke er absolut nødvendigt. Begrænsninger kan gøre dig bedre. Lees metode svarer til Warren Buffet's 25–5 regel, som kræver, at du fokuserer på kun 5 kritiske opgaver og ignorerer alt andet. Grundlæggende, hvis du forpligter dig til intet, vil du blive distraheret af alt.

Det fjerner friktionen ved at starte. Den største hindring for at afslutte de fleste opgaver er at starte dem. (At komme af sofaen kan være hårdt, men når du faktisk begynder at løbe, er det meget lettere at afslutte din træning.) Lees metode tvinger dig til at beslutte din første opgave natten før du går på arbejde. Denne strategi har været utroligt nyttig for mig: som forfatter kan jeg spilde tre eller fire timer på at diskutere, hvad jeg skal skrive om en given dag. Hvis jeg beslutter natten før, kan jeg imidlertid vågne op og begynde at skrive med det samme. Det er enkelt, men det fungerer. I begyndelsen er det lige så vigtigt at komme i gang som at lykkes.

Det kræver, at du har en enkelt opgave. Det moderne samfund elsker multi-tasking. Myten om multi-tasking er, at det at være optaget er synonymt med at være bedre. Det præcise modsatte er sandt. At have færre prioriteter fører til bedre arbejde. Studer eksperter i verdensklasse inden for næsten ethvert felt - atleter, kunstnere, videnskabsmænd, lærere, administrerende direktører - og du vil opdage, at en egenskab løber gennem dem alle: fokus. Årsagen er enkel. Du kan ikke være god til en opgave, hvis du konstant deler din tid ti forskellige måder. Mestring kræver fokus og konsistens.

Bundlinjen? Gør det vigtigste først hver dag. Det er det eneste produktivitetstrik, du har brug for. (4)

James Clear skriver på JamesClear.com, hvor han deler tips til selvforbedring, der er baseret på gennemprøvet videnskabelig forskning. Du kan læse hans bedste artikler eller deltage i hans gratis nyhedsbrev for at lære at opbygge vaner, der klæber.

Denne artikel blev oprindeligt offentliggjort på JamesClear.com.

FODNOTER

  1. Charles M. Schwab, præsidenten for Bethlehem Steel, er ikke relateret til den amerikanske bank- og mæglermagnat, Charles R. Schwab, der er grundlæggeren af ​​Charles Schwab Corporation. Hvad er oddsen for, at to uafhængige mænd ved navn Charles Schwab hver ender med et personlig nettoværdi på over 500 millioner dollars? Temmelig godt tilsyneladende.
  2. Det er utroligt, hvor svært det er at finde en original kilde til denne historie. De fleste historier opregner forkert året for Lee og Schwabs møde i 1905 eller deromkring, men 1918 ser ud til at være det nøjagtige år som anført på side 118–119 i “The Unseen Power: Public Relations: A History” af Scott M. Cutlip. Blandt de mange bøger, der nævner henvisning til denne historie, er The Time Trap af R. Alec Mackenzie og Mary Kay: You Can Have It All af Mary Kay. Den tidligste henvisning, jeg har sporet til historien, er fra 1960'erne. Hvis du er opmærksom på tidligere kilder, så fortæl mig det, så opdaterer jeg denne artikel i overensstemmelse hermed.
  3. Når jeg beregner den ækvivalente værdi af en check på $ 25.000 fra 1918 i 2015-vilkår, kom jeg med resultater mellem $ 390.000 og $ 428.000, afhængigt af hvilke metoder og tal der bruges til at beregne inflationen. Således virker $ 400.000 som en rimelig mellemgrund.
  4. Tak til UJ Ramdas, der oprindeligt fortalte mig om historien om Charles M. Schwab og Ivy Lee. Og til Cameron Herold, der delte historien med UJ.